Emplifi accorde une grande importance à la protection des données personnelles que vous nous fournissez. Nous reconnaissons également qu’il est important de vous informer de la manière dont nous utilisons vos données personnelles. La présente déclaration de confidentialité relative au recrutement chez Emplifi (« Déclaration de confidentialité ») explique comment Emplifi peut traiter vos données personnelles à des fins de recrutement et les droits dont vous disposez à cet égard. Nous vous invitons à lire attentivement la présente Déclaration de confidentialité.
Champ d’application de la présente déclaration de confidentialité
La présente Déclaration de confidentialité s’applique à toutes les données personnelles des candidats à un emploi traitées par toute société du groupe Emplifi qui propose un poste aux candidats à un emploi ; cette société employeur est le responsable du traitement des données personnelles des candidats à un emploi. Aux fins de la présente Déclaration de confidentialité, le groupe Emplifi représente les sociétés suivantes :
- Emplifi Inc., dont le siège social est situé au 4200 Regent Street, Suite 200, Columbus, OH 43219, États-Unis ;
- Emplifi Czech Republic a.s., dont le siège social est situé à Plzeň, Pod Všemi svatými 427/17, Severní Předměstí, 301 00, République tchèque ;
- Emplifi Canada Inc., 3 Place Ville Marie, bureau 400, Montréal, QC H3B 2E3, Canada ;
- SYM-SYS Ltd. (opérant sous le nom de « Go Instore »), dont le siège social est situé à WA14 2DT Altrincham, Cheshire, 3rd Floor 1 Ashley Road, Royaume-Uni, numéro d’identification 06069868 ;
- Pixlee TurnTo, Inc., dont le siège social est situé au 4200 Regent Street, Suite 200, Columbus, OH 43219, États-Unis ; ;
- Astute Solutions (Australia) PTY LTD, dont le siège social est situé au Level 10, 530 Collins Street, Melbourne, VIC 3000, Australie, numéro d’identification 14160077261 ;
- Pixlee TurnTo Ltd., dont le siège social est situé à WA14 2DT Altrincham, Cheshire, 3rd Floor 1 Ashley Road, Royaume-Uni, n° d’identification 06069868 ;
- Socialbakers UK Limited, dont le siège social est situé à WA14 2DT Altrincham, Cheshire, 3rd Floor 1 Ashley Road, Royaume-Uni, numéro d’identification 06069868 ;
- Socialbakers France, dont le siège social est situé au 8 rue d’Athènes, 75009 Paris, France, n° d’identification 804803427 ;
- Socialbakers Germany GmbH, dont le siège social est situé à Amelia-Mary-Earhart Straße 8, 60549, Francfort-sur-le-Main, Allemagne, n° d’identification HRB 98478 ;
- Socialbakers Singapore Pte. Ltd., dont le siège social est situé au 16 Raffles Quay, #33-03, Hong Leong Building, Singapour 048581, numéro d’identification 201326967M ;
- (chacune des sociétés susmentionnées étant ci-après dénommée « Emplifi »).
Type de données à caractère personnel que nous collectons
Lorsque vous interagissez avec Emplifi dans le cadre du processus de recrutement, nous pouvons vous demander de fournir ou de recevoir certaines données à caractère personnel, notamment, mais sans s’y limiter :
- les données personnelles permettant l’identification du candidat : prénom, nom, adresse et pays de résidence, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
- les données personnelles permettant de vérifier les critères d’éligibilité et de sélection énoncés dans les offres d’emploi : votre CV et des informations individuelles concernant votre formation (diplôme obtenu), votre expérience professionnelle (intitulé du poste, durée, noms des entreprises précédentes, principales tâches et responsabilités), vos compétences linguistiques et professionnelles, vos centres d’intérêt, vos permis de travail et de séjour, le lien vers votre profil LinkedIn ou un autre profil ou portfolio sur les réseaux sociaux, le contenu de tout message envoyé via le formulaire de candidature et, dans la mesure requise ou autorisée par la loi applicable, les données d’identification nécessaires à la vérification des antécédents (prénom, nom, adresse e-mail) et les rapports de ces vérifications (y compris les rapports sur les casiers judiciaires, les listes OFAC, l’historique des numéros de sécurité sociale, les rapports sur l’historique de conduite, la confirmation du niveau d’études le plus élevé et l’historique professionnel jusqu’aux deux derniers employeurs) (« Données personnelles »).
La portée exacte des Données personnelles traitées dans le cadre du recrutement pour un poste spécifique dépendra du type de poste proposé, des pratiques du marché et des exigences légales locales applicables à la société employeur du groupe Emplifi qui recrute.
Comment nous traitons vos Données personnelles et à quelles fins
Emplifi collecte les Données personnelles directement auprès de vous ou de nos partenaires collaborateurs, selon le type de recrutement. Emplifi peut traiter et stocker vos Données personnelles manuellement, numériquement ou par d’autres moyens.
Nous traitons vos données personnelles dans le but de traiter votre candidature. Dans l’UE et au Royaume-Uni, notre base juridique est notre intérêt légitime à recruter des candidats appropriés. Nous avons effectué un test de mise en balance afin de nous assurer que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits. Lorsque vous acceptez de rejoindre notre vivier de talents et d’être informé des futures opportunités d’emploi chez Emplifi, la base juridique est votre consentement explicite. Au Canada, nous nous appuyons sur le consentement (explicite ou implicite) lorsque cela est autorisé par la LPRPDE et les lois provinciales applicables. Aux États-Unis, nous traitons les informations personnelles afin d’évaluer les candidats et de nous conformer aux obligations en matière d’égalité d’emploi et de conservation des dossiers.
Tiers
Vos données personnelles peuvent être traitées et stockées par des fournisseurs tiers de confiance d’Emplifi impliqués dans la fourniture de logiciels, d’outils et de services connexes pour le processus de recrutement. Toute autre divulgation à des tiers ne sera effectuée que lorsque la loi applicable l’exige.
Emplifi exige de ces tiers qu’ils fournissent au moins un niveau de protection de vos données personnelles comparable à celui fourni par Emplifi, qu’ils préservent la confidentialité de vos données personnelles, qu’ils traitent vos données personnelles uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été divulguées et qu’ils n’accèdent qu’au minimum de données personnelles dont ils ont besoin pour fournir des services spécifiques liés au processus de recrutement. Tous les tiers agissent en tant que sous-traitants dans le cadre de contrats écrits. Les données personnelles peuvent être transférées en dehors de votre pays. Lorsque ces transferts ont lieu depuis l’UE, le Royaume-Uni ou le Canada, nous utilisons des garanties appropriées telles que le cadre de protection des données UE-États-Unis, l’extension britannique ou les clauses contractuelles types, ainsi que des mesures supplémentaires si nécessaire.
Liste des fournisseurs tiers :
- Google, Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, États-Unis, et ses filiales respectives, utilisés notamment comme client de messagerie électronique et pour le stockage de documents ;
- Greenhouse Software, Inc., 18 West 18th Street, 11th Fl., New York, NY 10011 États-Unis, fournisseur de logiciels de suivi des candidats et de recrutement ;
- Certn 1006 Fort St, Victoria, BC V8V 3K4, Canada , fournisseur de services de vérification des antécédents ;
- LMC s.r.o., Jankovcova 1569/2c, 17000 Prague 7, République tchèque, fournisseur de plateformes d’offres d’emploi et de recherche d’emploi.
Outre les fournisseurs tiers, vos données personnelles peuvent être partagées avec :
- D’autres sociétés du groupe Emplifi (veuillez consulter la liste complète ci-dessus dans la section « Champ d’application de la présente déclaration de confidentialité ») si vous avez donné votre consentement à un tel partage dans le but de recevoir des notifications concernant de futures opportunités d’emploi au sein du groupe Emplifi.
- Les sociétés Emplifi . en tant que sous-traitants pour d’autres entités du groupe Emplifi dont un autre est le responsable du traitement.
Conservation des données
Emplifi prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que nous ne conservons vos données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées, ou pendant la durée prévue dans votre consentement.
En soumettant le formulaire de candidature, vous reconnaissez qu’Emplifi peut stocker et traiter vos données personnelles pendant toute la durée du processus de recrutement, et que vos données personnelles seront supprimées sans délai après la fin du processus de recrutement, sauf si une période de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi (par exemple, si vous devenez un employé d’Emplifi ou à des fins de défense contre des poursuites judiciaires). Les périodessont donc les suivantes : de conservation types
- UE/Royaume-Uni : les candidatures non retenues sont conservées pendant une durée maximale de 24 mois après la fin du processus de recrutement, afin de nous défendre contre d’éventuelles poursuites judiciaires (par exemple, discrimination, embauche abusive).
- Canada : les données des candidats ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation du recrutement et au respect des obligations applicables en matière d’emploi et de conservation des dossiers.
- États-Unis : les données des candidats sont généralement conservées pendant 1 à 2 ans, conformément aux exigences de l’EEO, de l’OFCCP et des États concernés.
- Réserve de talents : si vous acceptez de rejoindre notre réserve de talents, nous conservons vos données pendant une durée maximale de 3 ans afin de vous contacter au sujet d’opportunités futures, après quoi nous pouvons vous demander de renouveler votre consentement.
Vous pouvez retirer votre consentement ou demander la suppression de vos données à tout moment en envoyant un e-mail à hrdataprivacy@emplifi.io.
Sécurité des données
Emplifi reconnaît sa responsabilité de protéger les informations que vous nous confiez. Emplifi met en œuvre et exige de ses fournisseurs tiers qu’ils mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données, conformément au règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (« RGPD ») et à toute autre loi ou réglementation applicable. Nous avons mis en place des contrôles internes et des routines de sécurité de l’information, y compris des formations sur la protection des données personnelles, conformément aux bonnes pratiques du secteur, et nous vérifions régulièrement la pertinence de ces mesures. Nous avons également mis en place une gestion de la sécurité de l’information conforme aux exigences de la norme ISO 27001, y compris la gestion de l’accès aux données, la gestion des fournisseurs et les processus de conformité.
Traitement automatisé et utilisation de l’IA
Nous pouvons utiliser des outils automatisés sous certaines formes limitées au cours de notre processus de recrutement (par exemple, des systèmes qui aident à filtrer les candidatures, à analyser les CV ou à identifier les compétences correspondant aux exigences d’un poste). Ces outils sont conçus pour aider nos recruteurs, et non pour les remplacer. Pas de prise de décision entièrement automatisée :
Nous ne prenons pas de décisions d’embauche ou de rejet sur la seule base d’un traitement automatisé ou d’un profilage. Chaque décision d’embauche fait l’objet d’un examen et d’un jugement humains par nos équipes de recrutement ou d’embauche.
Objectif et garanties :
Tous les outils automatisés que nous utilisons sont configurés pour améliorer l’efficacité, réduire les erreurs humaines et favoriser un recrutement équitable et inclusif. Nous examinons régulièrement ces systèmes afin de nous assurer qu’ils restent précis, transparents et exempts de tout préjugé ou discrimination illégale.
Contexte juridique :
Dans l’UE/EEE et au Royaume-Uni, nous nous conformons à l’article 22 du RGPD et à la partie 3 de la loi britannique de 2018 sur la protection des données, qui protègent les personnes contre les décisions fondées uniquement sur un traitement automatisé ayant des effets juridiques ou similaires importants.
Nous alignons nos pratiques sur la loi européenne sur l’intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689), en traitant les outils de recrutement comme des « systèmes d’IA à haut risque ». Cela signifie que nous garantissons une surveillance humaine appropriée, la transparence, la gestion des risques et la conservation des enregistrements en rapport avec ces systèmes.
Au Canada, nous appliquons les principes de la loi proposée sur l’intelligence artificielle et les données (AIDA) et du projet de loi C-27, garantissant la transparence, la responsabilité et l’équité dans toute évaluation assistée par l’IA.
Aux États-Unis, nous surveillons et respectons les lois pertinentes en matière d’IA et de lutte contre la discrimination au niveau des
États (notamment celles de Californie, de l’Illinois, de New York et du Colorado) qui réglementent les outils automatisés de décision en matière d’emploi et exigent des tests de partialité et la divulgation des résultats.
Vos droits :
Vous pouvez :
- Demander une intervention humaine pour toute décision impliquant un traitement automatisé ;
- Exprimer votre point de vue et demander des éclaircissements sur la manière dont ces outils sont utilisés ; et
- Contester toute décision que vous estimez erronée ou injustement influencée par une évaluation automatisée.
Les demandes peuvent être adressées à notre équipe chargée de la confidentialité à l’adresse hrdataprivacy@emplifi.io . Nous les examinerons et y répondrons conformément à la législation en vigueur.
Vos droits
Une fois que vous nous avez fourni vos données personnelles, vous pourrez accéder à ces informations et exercer les droits suivants :
En fonction de votre lieu de résidence, vous pouvez bénéficier de droits spécifiques concernant vos données personnelles en vertu des lois applicables en matière de confidentialité et de protection des données. Ceux-ci peuvent inclure le droit de :
- Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
- Rectifier ou corriger des informations inexactes ou incomplètes ;
- Supprimer (effacer) vos données personnelles, sous réserve des obligations légales et de conservation applicables ;
- Limiter ou vous opposer à certains types de traitement (par exemple, lorsque le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes) ;
- Demander la portabilité des données, afin de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ; et
- Retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement, sans affecter la licéité du traitement effectué avant le retrait.
Nous répondrons à toutes les demandes vérifiées conformément aux lois applicables et dans les délais légaux. Pour exercer l’un de ces droits ou soulever une question relative à la confidentialité, veuillez contacter notre équipe chargée de la confidentialité à l’adresse hrdataprivacy@emplifi.io.
Union européenne (UE)
Si vous résidez dans l’Union européenne, vos droits découlent du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE. Cela inclut le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données (DPA) si vous estimez que vos données personnelles ont été traitées en violation du RGPD.
Vous trouverez ici la liste des autorités de contrôle de l’UE
Allemagne
Si vous résidez en Allemagne, vos droits en matière de protection des données découlent à la fois du RGPD de l’UE et de la Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), la loi fédérale allemande sur la protection des données.
Outre les droits énumérés ci-dessus, la législation allemande fournit des orientations spécifiques sur le traitement des données des employés et des candidats en vertu de l’article 26 de la BDSG, qui autorise le traitement des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire à des fins de recrutement ou d’emploi.
Vous pouvez déposer une plainte auprès de votre Landesdatenschutzbeauftragte (autorité régionale de protection des données) compétente, dont la liste est disponible à l’
France
Si vous résidez en France, vos droits découlent du RGPD de l’UE et de la loi française sur la protection des données (Loi Informatique et Libertés) telle que modifiée.
Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, de les corriger, de les supprimer et de vous opposer à leur traitement, ainsi que de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Vous pouvez contacter la CNIL ou déposer une plainte en ligne à l’adresse suivante :
République tchèque
Si vous résidez en République tchèque, vos droits découlent du RGPD de l’UE et de la loi tchèque n° 110/2019 Coll. relative au traitement des données à caractère personnel.
Cette loi complète le RGPD et réglemente la manière dont les employeurs et les organisations peuvent traiter les données des candidats et des employés en République tchèque.
Vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Office pour la protection des données personnelles (Úřad pro ochranu osobních údajů – ÚOOÚ), l’autorité de contrôle tchèque, via son site web officiel ici
Royaume-Uni
Si vous résidez au Royaume-Uni, vos droits découlent du règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD britannique) et de la loi de 2018 sur la protection des données.
Vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à l’information (ICO) pour obtenir de plus amples informations ou pour déposer une plainte : www.ico.org.uk.
Canada
Si vous résidez au Canada, vos droits découlent de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou des lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée (par exemple, la PIPA de l’Alberta, la PIPA de la Colombie-Britannique, la loi 25 du Québec).
Vous pouvez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse hrdataprivacy@emplifi.io pour accéder à vos informations personnelles, les corriger, retirer votre consentement ou faire part de vos préoccupations.
États-Unis
Si vous résidez aux États-Unis, vos droits dépendent de l’État dans lequel vous résidez.
Les résidents de certains États américains, notamment la Californie, la Virginie, le Colorado, le Connecticut, l’Utah, le Texas, l’Oregon, la Floride, le Montana, le Tennessee, le Delaware, l’Iowa, le New Hampshire et le Nebraska, ont des droits en vertu des lois sur la protection de la vie privée de leur État respectif (collectivement, les « lois étatiques sur la protection de la vie privée »). Ces lois, telles que la California Consumer Privacy Act (CCPA) telle que modifiée par la California Privacy Rights Act (CPRA) et la Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA), peuvent conférer aux personnes le droit d’accéder à leurs informations personnelles, de les corriger, de les supprimer ou d’en obtenir une copie, et de refuser certaines utilisations de leurs données.
Le cas échéant, Emplifi respecte ces droits par le biais d’un processus unique de demande de confidentialité aux États-Unis, auquel vous pouvez accéder en envoyant un e-mail hrdataprivacy@emplifià.io. For. Les résidents de Californie sont invités à consulter notre avis californien lors de la collecte pour plus de détails sur leurs droits et la manière de les exercer.
À l’échelle mondiale
Nous prenons la confidentialité très au sérieux et traitons toutes les demandes relatives à la confidentialité de manière cohérente dans l’ensemble de nos opérations mondiales. Bien que les droits et les processus locaux puissent varier, nos principes fondamentaux restent les mêmes : transparence, équité et respect de vos données personnelles.
Après avoir vérifié votre identité, nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais et toujours dans les délais requis par la loi applicable.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez nous contacter à l’adresse hrdataprivacy@emplifi.io.
Si vous avez donné votre consentement au traitement et à la conservation de vos données personnelles dans la base de données des candidats d’Emplifi afin de recevoir des notifications concernant de futures offres d’emploi chez Emplifi, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles en envoyant un e-mail à à l’adresse hrdataprivacy@emplifi.io.
