Déclaration de confidentialité du recrutement d'Emplifi

Emplifi croit fermement à la protection de la confidentialité des données personnelles que vous nous fournissez. Nous reconnaissons également qu’il est important de vous informer sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles. La présente déclaration de confidentialité relative au recrutement d’Emplifi (« Déclaration de confidentialité ») explique comment Emplifi peut traiter vos données personnelles à des fins de recrutement et quels sont les droits dont vous disposez à l’égard de ce traitement. Nous vous encourageons à lire attentivement cette Déclaration de confidentialité.

Champ d’application de la présente Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité s’applique à toutes les données personnelles des demandeurs d’emploi traitées par toute société du groupe Emplifi qui offre un poste aux demandeurs d’emploi ; cette société employeur est responsable du traitement des données personnelles des demandeurs d’emploi. Aux fins de la présente déclaration de confidentialité, le groupe Emplifi représente les sociétés suivantes :

Emplifi Inc., dont le siège social est sis 4200 Regent Street, Suite 200, Columbus, OH 43219, États-Unis ;
Emplifi Czech Republic a.s., dont le siège social est sis Plzeň, Pod Všemi svatými 427/17, Severní Předměstí, 301 00, République tchèque ;
Emplifi Canada Inc., dont le siège social est sis 606 Cathcart, Suite 1007, Montréal, Québec, H3B 1K9, Canada ;
Sym-Sys Ltd (négociant sous le nom de « Go Instore »), 3rd Floor 1 Ashley Road, Altrincham, Cheshire, Royaume-Uni, WA14 2DT , Royaume-Uni ; et/ou
Pixlee TurnTo, Inc., 1013 Centre Road Suite 403-B, Wilmington, DE 19805, États-Unis ;
Astute Solutions B.V., dont le siège social est sis Sloterdijk Teleport Towers, Kingsfordweg 151, 1043GR Amsterdam, Pays-Bas, ID n° 62626086 ;
Astute Solutions (Australia) PTY LTD, dont le siège social est sis Level 10, 530 Collins Street, Melbourne, VIC 3000, Australie , ID n° 14160077261 ;
Pixlee TurnTo Ltd., dont le siège social est sis Fieldfisher Riverbank House, 2 Swan Lake, Londres, Royaume-Uni ;
Socialbakers UK Limited, dont le siège social est sis 280 Bishopsgate, Londres, EC2M 4RB, Royaume-Uni ;
Socialbakers France, dont le siège social est situé 8 rue d’Athènes, 75009 Paris, France, ID n° 804803427 ;
Socialbakers Germany GmbH, dont le siège social est sis Amelia-Mary-Earhart Straße 8, 60549, Francfort-sur-le-Main, Allemagne, ID n° HRB 98478 ;
Socialbakers Singapore Pte. Ltd., dont le siège social est sis 16 Raffles Quay, #33-03, Hong Leong Building, Singapour 048581, ID n° 201326967M ;
Wilke Global Limited, dont le siège social est sis WA14 2DT Altrincham, Cheshire, 3rd Floor 1 Ashley Road, Royaume-Uni, ID n° 06069868;
(une quelconque de ces sociétés ci-dessus étant ci-après dénommée « Emplifi »).

Type de données personnelles que nous collectons

Lorsque vous interagissez avec Emplifi dans le cadre du processus de recrutement, nous pouvons vous demander de fournir ou de recevoir certaines données personnelles, notamment (mais non exclusivement) :

les données personnelles permettant d’identifier le candidat : prénom, nom, adresse et pays de résidence, adresse électronique, numéro de téléphone ;
les données à caractère personnel permettant de vérifier les critères d’admissibilité et de sélection définis dans les avis d’offres d’emploi : votre CV et les renseignements personnels concernant l’éducation et la formation (diplôme obtenu), l’expérience professionnelle (titre du poste, durée, noms des entreprises précédentes, tâches et responsabilités principales), les aptitudes et compétences linguistiques et liées au poste et les domaines d’intérêt, les permis de travail et de séjour, le lien vers votre profil LinkedIn ou un autre média social ou votre portefeuille, le contenu de tout message envoyé via le formulaire de candidature et, dans la mesure où la loi applicable l’exige ou l’autorise, les données d’identification nécessaires pour effectuer les vérifications d’antécédents (prénom, nom, adresse électronique) et les rapports de ces vérifications d’antécédents (y compris les rapports des registres des crimes et délits, les listes de l’OFAC, l’historique des numéros de sécurité sociale, les rapports des antécédents de conduite automobile, la confirmation du plus haut degré d’éducation et l’historique d’emploi jusqu’à 2 employeurs précédents) (« Données personnelles »).

L’étendue exacte des Données personnelles traitées dans le cadre du recrutement pour un poste spécifique dépendra du type de poste proposé, des pratiques du marché et des exigences du droit local applicables à la société employeur du groupe Emplifi qui recrute.

Comment nous traitons vos Données personnelles et à quelles fins

Emplifi collecte des Données personnelles directement auprès de vous ou auprès de nos partenaires collaborateurs en fonction du type de recrutement. Emplifi peut traiter et stocker vos Données personnelles soit manuellement, soit de manière informatisée, soit par d’autres moyens.

Nous traitons vos données personnelles dans le but de traiter votre demande d’emploi. C’est l’intérêt légitime de pourvoir le poste avec un employé approprié qui constitue la base juridique du traitement de vos données personnelles. Lorsque vous nous avez donné votre consentement, nous traitons vos données personnelles aux fins de vous informer des futures opportunités d’emploi chez Emplifi.

Tiers

Vos Données personnelles peuvent être traitées et stockées par les fournisseurs tiers de confiance d’Emplifi impliqués dans la fourniture de logiciels, d’outils et de services connexes pour le processus de recrutement. Toute autre divulgation à des tiers ne sera effectuée que si la loi applicable l’exige.
Emplifi exige de ces tiers qu’ils fournissent un niveau de protection de vos Données personnelles au moins comparable à celui fourni par Emplifi, qu’ils préservent la confidentialité de vos Données personnelles, qu’ils ne traitent vos Données personnelles qu’aux fins pour lesquelles elles ont été divulguées et qu’ils n’accèdent qu’au minimum de Données personnelles dont ils ont besoin pour fournir des services spécifiques liés au processus de recrutement.
Liste des fournisseurs tiers :

Google, Inc. 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, États-Unis et ses affiliés respectifs, utilisé notamment comme client de messagerie et comme stockage de documents ;
Greenhouse Software, Inc., 18 West 18th Street, 11th Fl., New York, NY 10011 États-Unis, fournisseur de logiciels de suivi des candidats et de recrutement ;
HireRight, LLC, 3349 Michelson Drive Suite 150 Irvine, CA 92612 États-Unis, fournisseur de services de vérification des antécédents ;
LMC s.r.o., Jankovcova 1569/2c, 17000 Prague 7, République tchèque, fournisseur de plateformes d’offres et de recherche d’emploi.

Outre les fournisseurs tiers, vos Données personnelles peuvent être partagées avec :

D’autres sociétés du groupe Emplifi (voir la liste complète ci-dessus dans la section Champ d’application de la présente Déclaration de confidentialité) si vous avez donné votre consentement à un tel partage dans le but de recevoir des notifications sur les futures opportunités d’emploi au sein du groupe Emplifi.
Emplifi Czech Republic a.s. en tant que responsable du traitement des données pour le groupe Emplifi lorsqu’une autre société du groupe Emplifi est responsable du traitement des données.

Conservation des données

Emplifi prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que nous ne conservons vos Données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées, ou pendant la période prévue dans votre consentement.
En soumettant le formulaire de candidature, vous reconnaissez qu’Emplifi peut stocker et traiter vos Données personnelles pendant la durée du processus de recrutement, et que vos Données personnelles seront supprimées sans délai après l’achèvement du processus de recrutement, à moins qu’une période de stockage plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi (par exemple, si vous devenez un employé d’Emplifi ou aux fins de notre défense contre des réclamations légales).

Si vous avez donné votre consentement au traitement et à la conservation de vos Données personnelles dans la base de données des candidats d’Emplifi afin de recevoir des notifications sur les futures offres d’emploi chez Emplifi, nous pouvons conserver vos Données personnelles dans notre base de données pendant une période de 3 ans après l’envoi du formulaire de candidature (ou pendant toute autre période pour laquelle le consentement spécifique a été donné).

Sécurité des données

Emplifi reconnaît sa responsabilité de protéger les informations que vous nous confiez. Emplifi maintient, et exige de ses fournisseurs tiers qu’ils maintiennent des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données comme l’exige le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (« RGPD ») et toute autre loi ou réglementation applicable. Nous avons mis en place des contrôles internes et des routines de sécurité de l’information, y compris des formations sur la protection des Données personnelles, conformément aux bonnes pratiques du secteur et nous vérifions régulièrement le caractère approprié de ces mesures. Nous avons également mis en œuvre la gestion de la sécurité de l’information conformément aux exigences de la norme ISO 27001, y compris la gestion de l’accès aux données, la gestion des fournisseurs et les processus de conformité.

Vos droits

Une fois que vous nous aurez fourni vos Données personnelles, vous pourrez accéder à ces informations et exercer les droits suivants :

Vous avez le droit d’accéder à vos Données personnelles, de demander leur rectification ou leur effacement, le droit à la restriction du traitement, le droit d’opposition, et le droit à la portabilité des données.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en notifiant ce retrait à Emplifi, le retrait du consentement n’affectant pas la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.
Vous avez le droit de déposer une plainte concernant nos activités de traitement des données auprès de l’autorité locale compétente en matière de protection des données.

Si vous avez des préoccupations ou des questions concernant la protection de la vie privée ou si vous souhaitez exercer les droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez nous contacter à l’adresse hrdataprivacy@emplifi.io. Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données d’Emplifi: Pernerova 53, 186 00 Praha 8, République tchèque, dataprivacy@emplifi.io. Si vous avez consenti au traitement et à la conservation de vos Données personnelles dans la base de données des candidats d’Emplifi afin de recevoir des notifications sur les futures offres d’emploi chez Emplifi, vous pouvez toujours demander la suppression de vos Données personnelles en envoyant une demande par courrier électronique à hrdataprivacy@emplifi.io.

Les références dans la présente Déclaration de confidentialité au « responsable du traitement des données » et au « processeur de données » ont la signification qui leur est attribuée dans le RGPD.